Polityka prywatności | Mentoring Akademicki

Ta polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy, gdy odwiedzają Państwo serwis Mentoring Akademicki (dalej: „Serwis”) i wysyłają zapytanie przez formularz kontaktowy, w jakim celu, jak długo je przechowujemy i jakie prawa Państwu przysługują. Stosujemy rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (dalej: „RODO”).

§1 Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Beata Karpińska-Musiał Mentoring Akademicki, z siedzibą pod adresem ul. Arkońska 12A/11, 80-387 Gdańsk, NIP 778-110-58-83, REGON 630351016 (dalej: „Administrator”).

§2 Kontakt w sprawach danych osobowych

W sprawach dotyczących danych osobowych można pisać na adres e-mail [email protected] albo listownie na adres siedziby Administratora.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, ponieważ nie ma takiego obowiązku (art. 37 RODO).

§3 Jakie dane przetwarzamy

Przez formularz kontaktowy zbieramy:

imię i nazwisko (wymagane),
stanowisko (opcjonalnie),
nazwę uczelni lub instytucji (wymagane),
adres e-mail (wymagany),
numer telefonu (opcjonalnie),
obszar zainteresowania, np. warsztaty lub mentoring kariery (wymagany),
skalę współpracy, np. liczbę uczestników lub kierunków (opcjonalnie),
preferowany termin (opcjonalnie),
treść wiadomości (wymagana),
potwierdzenie zapoznania się z tą polityką prywatności,
datę i godzinę wysłania zapytania.

Przy wysłaniu formularza zapisujemy także skrót (hash) adresu IP, utworzony z użyciem tajnego klucza, oraz informację o przeglądarce i systemie (tzw. user agent). Samego adresu IP nie zapisujemy. Te dane służą wyłącznie do ochrony formularza przed spamem i do ograniczenia liczby zapytań wysyłanych z jednej sieci (najwyżej 5 na godzinę).

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych oznaczonych jako wymagane nie możemy odpowiedzieć na zapytanie. Prosimy nie umieszczać w treści wiadomości danych szczególnych kategorii, np. informacji o zdrowiu.

Podczas przeglądania Serwisu skrypt statystyk przesyła do Cloudflare informacje o odsłonie: adres podstrony (bez parametrów w adresie), stronę, z której nastąpiło wejście, rodzaj przeglądarki, systemu i urządzenia, kraj oraz czas ładowania strony. Cloudflare odbiera przy tym adres IP urządzenia, ale według zapewnień dostawcy nie używa go do rozpoznawania osób. Widzimy wyłącznie zbiorcze zestawienia, bez danych pozwalających wskazać konkretną osobę.

§4 Cele i podstawy prawne przetwarzania

Odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty i dalsza korespondencja przed zawarciem umowy:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy zapytanie dotyczy umowy, której stroną mają być Państwo,
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy piszą Państwo w imieniu uczelni lub innej instytucji. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest odpowiedź na zapytanie i kontakt z osobą reprezentującą instytucję.
Ochrona formularza przed spamem i nadużyciami oraz ograniczenie liczby zapytań: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest bezpieczeństwo Serwisu.
Przechowywanie kopii zapytań i korespondencji w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Jeśli dojdzie do zawarcia umowy: jej wykonanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz obowiązki podatkowe i rachunkowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Zbiorcze statystyki odwiedzin: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest poznanie, które treści Serwisu są przydatne, i ulepszanie go.

Nie przetwarzamy danych na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zaznaczenie pola w formularzu potwierdza zapoznanie się z tą polityką i nie jest zgodą w rozumieniu RODO.

§5 Jak długo przechowujemy dane

Dane z zapytania przechowujemy przez 24 miesiące od ostatniego kontaktu w danej sprawie, a następnie usuwamy je z arkusza zgłoszeń i ze skrzynki e-mail.

Skrót adresu IP i informacja o przeglądarce są zapisane w tym samym wierszu arkusza co zapytanie i usuwamy je razem z nim. Do ograniczania liczby zapytań używamy tylko wpisów z ostatniej godziny.

Dane statystyk Cloudflare przechowuje w pełnej postaci przez 7 dni, a następnie wyłącznie w formie zbiorczej. Zestawienia są dostępne przez 6 miesięcy.

Jeśli zawrzemy umowę, dane związane z jej wykonaniem przechowujemy przez czas trwania umowy, a dokumenty rozliczeniowe przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

Jeśli wniosą Państwo sprzeciw wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przestaniemy przetwarzać dane w tym celu, chyba że wykażemy ważne prawnie uzasadnione podstawy, nadrzędne wobec Państwa interesów, albo podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

§6 Odbiorcy danych

Dane powierzamy dostawcom usług technicznych, którzy przetwarzają je w imieniu Administratora i na podstawie umów powierzenia:

Cloudflare, Inc. (USA): hosting Serwisu (Cloudflare Pages) i funkcja serwerowa obsługująca formularz, a także usługa Turnstile, która sprawdza, czy formularz wysyła człowiek, oraz Cloudflare Web Analytics, która zbiera statystyki odwiedzin. Cloudflare obsługuje połączenia w najbliższym centrum danych swojej sieci, przetwarza przy tym adres IP i dane techniczne przeglądarki i może je zapisywać w logach technicznych przechowywanych nie dłużej niż kilka dni.
Plus Five Five, Inc., działająca jako Resend (USA): wysyłka wiadomości e-mail z formularza, czyli powiadomienia do Administratora i potwierdzenia przyjęcia zapytania do nadawcy. Wiadomości są wysyłane z serwerów w Irlandii.
Google Ireland Limited (Irlandia): Arkusze Google, w których przechowujemy kopię każdego zapytania.
OVH SAS (Francja): skrzynka e-mail Administratora, czyli przechowywanie korespondencji.

Dane mogą też otrzymać osoby upoważnione przez Administratora, które odpowiadają na zapytania i realizują usługi, oraz organy publiczne, jeśli wynika to z przepisów prawa.

§7 Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Cloudflare i Resend mają siedziby w USA, więc dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Cloudflare uczestniczy w programie EU–US Data Privacy Framework, dla którego Komisja Europejska stwierdziła odpowiedni stopień ochrony danych. W pozostałych przypadkach podstawą przekazania są standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską, zawarte w umowach powierzenia przetwarzania danych z dostawcami. Kopię stosowanych zabezpieczeń można otrzymać, pisząc na adres podany w §2.

§8 Prawa osób, których dane dotyczą

Mają Państwo prawo:

dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
sprostowania danych (art. 16 RODO),
usunięcia danych (art. 17 RODO),
ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (art. 20 RODO),
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (art. 21 RODO),
cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.

Aby skorzystać z tych praw, wystarczy napisać na adres podany w §2. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.

Mają Państwo także prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uznają Państwo, że przetwarzanie danych narusza RODO.

§9 Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany i nie profilujemy osób. Turnstile automatycznie ocenia, czy formularz wysyła człowiek. Jeśli ta ocena się nie powiedzie, można wysłać zapytanie bezpośrednio na adres e-mail podany na stronie Kontakt.

Serwis nie używa plików cookie do statystyk ani reklam, dlatego nie wyświetla baneru zgody na pliki cookie.

Statystyki odwiedzin zbiera Cloudflare Web Analytics. Ta usługa nie zapisuje w przeglądarce plików cookie ani innych danych (np. w pamięci localStorage), nie odczytuje z urządzenia żadnych identyfikatorów i nie tworzy identyfikatorów pozwalających rozpoznać osobę. Widzimy tylko dane zbiorcze, np. liczbę odwiedzin podstron i źródła wejść.

Turnstile uruchamia się dopiero po rozpoczęciu wypełniania formularza i może zapisać w przeglądarce dane techniczne potrzebne do działania zabezpieczenia. Jest to niezbędne do wykonania usługi, o którą Państwo proszą, czyli wysłania formularza, dlatego zgodnie z przepisami Prawa komunikacji elektronicznej nie wymaga zgody.

§11 Zmiany polityki prywatności

Politykę zmieniamy, gdy zmieniają się zasady przetwarzania danych, np. dostawcy usług. Aktualna wersja, z datą ostatniej zmiany, jest zawsze dostępna na tej stronie.